La presente Política se aplica a toda información personal de los clientes, prospectos, contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S
OBJETIVO: Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, eliminación y supresión de los datos personales tratados por Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S.
ALCANCE: Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
OBLIGACIONES: Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida, Officefacil.com identificada con el NIT 901.306.764 – 1, Grupo de Gestión Estratégica S.A.S 900.531.208-8, con domicilio principal en la Cra 100 # 148 -58 int 1 503 de la ciudad de Bogota D.C., República de Colombia. Página www.officefacil.com Teléfono (1) 8041902 -3006938340 en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD: El tratamiento que realizará Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S ,con la información personal será el siguiente: La recolección, almacenamiento, uso, circulación, eliminación y supresión para :
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios presenciales o virtuales.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados, equipo de ventas, equipo comercial de productos y servicios y cualquier tercero con el cual Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de estas.
Contactar al Titular a través de medios telefónicos, electrónicos, redes sociales, o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse suministradas para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Soportar procesos de auditoría interna o externa
Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral
Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores trabajadores y aspirantes, incluido el pago de obligaciones contractuales
Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
Vincular su información de redes sociales y hacer publico el hecho de tomar nuestro servicios o productos.
Publicar en nuestras redes sociales sus opiniones, nombre, apellido, área y sector productivo al que corresponde.
Envío de información como boletines, noticias, información, artículos entre otros que nos son de carácter comercial sino informativos concernientes a la ejecución del objeto social, por medios masivos.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: No manejamos datos sensibles en caso de iniciar su solicitud se generarán las políticas acordes a la ley que rija en el momento.
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS El área de servicio al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Por medio de:
Correo electrónico: info@officefacil.com
Teléfono fijo : (1) 8041902
Celular: 3006938340
Whats app 3006938340
BASES DE DATOS
Las bases de datos en las que la empresa Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S actúa como responsable y encargada del tratamiento:
En el tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases de datos Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S actúa tanto en calidad de responsable, toda vez que son quienes recaudan la información y toman las decisiones sobre el tratamiento de los datos, como en calidad de Encargada, en la medida que es quien realiza el Tratamiento de datos.
A continuación, se mencionan las bases de datos sobre las cuales Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S. realiza el tratamiento de información personal:
1. Base de datos de clientes:
● Descripción: Esta base de datos corresponde a la información de los clientes de LA EMPRESA, es decir corresponde a aquellas personas naturales o jurídicas que acceden a los diferentes servicios de Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S.
● Contenido: Esta base de datos contiene la siguiente información personal: nombre, número de identificación, ciudad y país de residencia, correo electrónico, teléfono, actividad económica, empresa, cargo.
● Forma en que se recopilan los datos: La información se obtiene de forma directa mediante el envío de estos a través del correo electrónico o telefónicamente.
● Finalidad: La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad permitir a Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S cumplir con su objeto social.
● Circulación interna: La información ingresada al sistema para el uso de los servicios prestados por Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S, pasa al área de soporte, comercial y servicio al cliente en caso de requerir.
Base de datos prospectos
● Descripción: Contiene la información relacionada con las personas naturales y jurídicas que en algún momento se han puesto en contacto con nosotros porque se encuentran interesados en alguno de nuestros servicios.
● Contenido: La presente base de datos contiene la siguiente información: correo electrónico, teléfono, nombre, ciudad, empresa donde trabaja, cargo.
● Forma en que se recopilan los datos: Las personas ingresan sus datos en la sección “contáctenos” de la página web o por la línea telefónica 8041902 – 3006938340, redes sociales de la empresa en Facebook, LinkedIn, Instagram, tick toc.
● Vigencia: Esta base de datos se encuentra vigente de forma indefinida mientras el posible cliente no nos solicite el retiro de la misma.
Base de datos finalización del curso
- Descripción: Contiene la información relacionada con las personas naturales y jurídicas que han tomado algún curso o servicios
● Contenido: La presente base de datos contiene la siguiente información: , nombre, cedula , empresa donde trabaja, fecha de diligenciamiento opinión del curso.
● Forma en que se recopilan los datos: por medio del formulario de inscripción diligenciado por las personas directamente.
- Circulación interna para la generación de certificados a la base de certificados
● Vigencia: Esta base de datos se encuentra vigente de forma indefinida mientras el posible cliente no nos solicite el retiro de esta.
Base datos certificados
- Descripción: Contiene la información relacionada con las personas naturales y jurídicas que han tomado algún curso o servicios
● Contenido: La presente base de datos contiene la siguiente información: , nombre, cedula, curso, intensidad horaria, empresa donde trabaja, fecha en la que tomó el curso y código del curso.
● Forma en que se recopilan los datos: por medio del formulario de inscripción diligenciado por las personas directamente.
● Vigencia: Esta base de datos se encuentra vigente de forma indefinida mientras el posible cliente no nos solicite el retiro de esta.
AVISO DE PRIVACIDAD Esta leyenda se encuentra en todos los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de los titulares de los datos personales que maneja Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S. Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al Titular de igual forma, y de la autorización se deja constancia a través de medios técnicos dispuestos para el efecto.
Aviso de Privacidad:
Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S declara que protege los datos personales suministrados por los titulares en virtud de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 e informa a éstos que los datos personales serán utilizados en los términos dados en la autorización por el titular del dato.
Los datos personales suministrados por el Titular serán utilizados por Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S. para cumplir con su objeto social y los fines previstos en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
Los datos serán objeto de recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación y copia de seguridad de conformidad con lo previsto en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
El Responsable y Encargado del Tratamiento de los datos será Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S. El tratamiento podrá realizarse directamente por OFFICEFACIL.COM Y/O GRUPO DE GESTIÓN ESTRATÉGICA S.A.S. o por el tercero que esta determine.
Vigencia de los datos: Los datos personales suministrados por los Titulares se mantendrán almacenados de acuerdo con lo dispuesto en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales.
El Titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar, revocar, solicitar la supresión, presentar quejas y reclamos y demás derechos contenidos en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, respecto de los datos suministrados.
Los datos de contacto:
Correo electrónico: info@officefacil.com
Teléfono fijo : (1) 8041902
Celular: 3006938340
Whats app 3006938340
Autorización: Para la página web:
OFFICEFACIL.COM Y/O GRUPO DE GESTIÓN ESTRATÉGICA S.A.S. declara que protege los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
Con la firma de esta autorización, usted declara que todos los datos aquí contenidos suministrados por usted son exactos y veraces. Los datos personales suministrados por Usted son utilizados por OFFICEFACIL.COM Y/O GRUPO DE GESTIÓN ESTRATÉGICA S.A.S. para la ejecución de nuestro objeto social. de acuerdo con nuestra política de privacidad que podrá ser consultada en el siguiente www.officefacil.com A través de este (CLICK) usted acepta haber leído y comprendido nuestra política de datos personales y por ende, acepta libremente el tratamiento que le daremos a sus datos personales, que incluye almacenar, procesar, disponer, así como transferir dichos datos a las personas naturales o jurídicas de acuerdo con las finalidades y condiciones mencionadas en nuestra política de privacidad.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información: Nombre completo y apellidos, Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), Medios para recibir respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término Officefacil.com y/o Grupo de Gestión Estratégica S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
VIGENCIA: La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 15 de mayo de 2012. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. Otros ejemplos de período de permanencia de los datos en la base son los siguientes: Los datos personales proporcionados se conservaran mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos. Los datos personales proporcionados se conservarán durante un plazo de 15 años a partir de la última confirmación de interés de parte del Titular.